QUY TRÌNH XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

1. MỤC ĐÍCH
Thủ tục này quy định cách tổ chức các cuộc họp xem xét của lãnh đạo nhằm xem xét toàn bộ Hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo sự phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của cả hệ thống và xác định các cơ hội cải tiến cần thiết.
2. PHẠM VI
- Thủ tục này áp dụng cho tất cả các cuộc họp xem xét lãnh đạo tại cơ quan.
- Áp dụng đối với toàn bộ Hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan.
- Tần suất thực hiện: Ít nhất 1 lần/năm. Tùy thuộc vào tầm quan trọng của mỗi phòng và nội dung.
3.TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- ISO 9001:2015 – Các yêu cầu.
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
Xem xét lãnh đạo: Là sự xem xét đánh giá định kỳ và đột xuất khi cần của lãnh đạo về sự  thích hợp, phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng theo Chính sách và Mục tiêu chất lượng.
KPH                       : Không phù hợp
XXLD                    : Xem xét lãnh đạo .
HTQLCL               : Hệ thống quản lý chất lượng
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.2.1. Lập kế hoạch xem xét của lãnh đạo:
Việc xem xét HTQLCL được tiến hành định kỳ ít nhất một lần/năm, trước kỳ sơ kết, tổng kết hoặc sau các đợt đánh giá chất lượng nội bộ của UBND (thời gian cụ thể do Trưởng ban quyết định và chủ trì). Thành viên tham dự gồm:
Lãnh đạo Chi cục.
Phụ trách chuyên môn.
Các thành viên có liên quan theo yêu cầu của lãnh đạo Chi cục.
Thư ký Ban Chỉ đạo ISO lập Chương trình xem xét của lãnh đạo trình lãnh đạo chi cục phê duyệt.
Lãnh đạo Chi cục xem xét phê duyệt Chương trình xem xét của lãnh đạo. Nếu cần thay đổi lịch xem xét của lãnh đạo, lãnh đạo Chi cục yêu cầu sửa và phê duyệt lại.
Gửi Chương trình xem xét của lãnh đạo theo đến các thành viên tham dự cuộc họp trước ngày cuộc họp xem xét 10 ngày để có bước chuẩn bị báo cáo cũng như sắp xếp thời gian tham dự.
5.2.2. Chuẩn bị cho hoạt động xem xét của lãnh đạo:
Căn cứ vào nội dung đã nhận được từ Chương trình xem xét của lãnh đạo, Phó Trưởng ban Ban Chỉ đạo ISO và bộ phận chuyên môn lập các báo cáo cần thiết để báo cáo trước cuộc họp.   
Trên cơ sở các báo cáo của các bộ phận chuyên môn, Thư ký Ban Chỉ đạo ISO tổng hợp kết quả những vấn đề có liên quan và đưa ra các giải pháp thực hiện để báo cáo trước cuộc họp.
5.2. 3. Tiến hành xem xét:
Trên cơ sở xem xét các báo cáo của Thư ký Ban Chỉ đạo ISO, các bộ phận chuyên môn, tập thể lãnh đạo Chi cục sẽ xem xét các khía cạnh hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.  Trong trường hợp cần thiết, tập thể lãnh đạo Chi cục sẽ yêu cầu trưởng các bộ phận chuyên môn báo cáo bổ sung trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Nội dung cần xem xét có thể bao gồm:
Đánh giá quá trình thực hiện quyết định của lãnh đạo chi cục trong lần xem xét trước: Những việc đã làm, đang làm và sẽ làm,
Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của các bộ phận,
Đánh giá hoạt động xử lý yêu cầu của các bên liên quan,
Đánh giá kết quả thực hiện hành động khắc phục được phát hiện từ các cuộc đánh giá nội bộ hoặc phát hiện sự không phù hợp của cán bộ, bộ phận.
Đánh giá sáng kiến cải tiến chất lượng các quá trình.
Đề xuất nhu cầu thay đổi, bổ xung hệ thống tài liệu, trang thiết bị, phương tiện làm việc, gồm: Chính sách CL; Mục tiêu CL; Kế hoạch CL; Cơ cấu tổ chức và hiệu lực của Hệ thống QLCL; Nguồn nhân lực, đào tạo; Nguồn cơ sở vật chất, môi trường và phương tiện làm việc;  Hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến; Cung cấp dịch vụ hỗ trợ hoạt động; Theo dõi và thu thập ý kiến của các bên liên quan; Đánh giá nội bộ, hành động khắc phụ; Kiểm soát sự không phù hợp; Cải tiến thi đua; Ban hành tài liệu; Ý kiến khác.
Sau khi xem xét hoạt động của hệ thống chất lượng và các kiến nghị cải tiến của các bộ phận, Ban lãnh đạo sẽ thông qua các quyết định về những hành động cần nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
Các quyết định này được ghi nhận trong Biên bản cuộc họp xem xét Hệ thống QLCL.
5.2.4. Thực hiện các quyết định của tập thể lãnh đạo
Thư ký Ban Chỉ đạo ISO sẽ tổ chức việc thực hiện, giám sát và báo cáo đến tập thể lãnh đạo về việc thực hiện các quyết định được đưa ra trong Biên bản cuộc họp xem xét Hệ thống QLCL. Báo cáo kết quả thực hiện được báo cáo trong lần xem xét của lãnh đạo tiếp theo.
6.  BIỂU MẪU

STT	Mã hiệu	Tên Biểu mẫu
1	BM.ISO.05.01	Thông báo họp XXLD
2	BM.ISO.05.02	Báo cáo thực hiện HTCL
3	BM.ISO.05.03	Báo cáo XXCLD
4	BM.ISO.05.03	Biên bản cuộc họp xem xét Hệ thống QLCL

 
 
7.   HỒ SƠ CẦN LƯU

STT	Tên Biểu mẫu
1	Thông báo họp XXLD
2	Báo cáo thực hiện HTCL
3	Báo cáo XXCLD
4	Biên bản cuộc họp xem xét Hệ thống QLCL
Hồ sơ được lưu tại Ban Chỉ đạo ISO, thời gian lưu là 03 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.