Quy trình hành động khắc phục

1. MỤC ĐÍCH:
Quy trình này quy định cách thức thực hiện các Hành động khắc phục để loại bỏ nguyên nhân gây ra các sự không phù hợp đã xảy ra trong quá trình giải quyết công việc nhằm ngăn ngừa việc tái diễn sự không phù hợp tương tự.
2. PHẠM VI:
Áp dụng cho các hoạt động trong HTQLCL của Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm tỉnh Kon Tum.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN:
- Điều 8.5.2 - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
- Sổ tay chất lượng
4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
- HĐKP: Hành động khắc phục
- KPH: Không phù hợp
- QMR: Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
- Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay hay các tình trạng không mong muốn khác.
- Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng yêu cầu (của văn bản pháp quy và các quy định liên quan).
 5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Yêu cầu	Biểu mẫu
5.1	Phát hiện sự KPH	Mọi cán bộ, công chức của Chi cục	Ghi nhận nội dung sự không phù hợp. Trong trường hợp sự không phù hợp là các khiếu nại khách hàng thì người có trách nhiệm  ghi nhận phản hồi của khách hàng vào biểu mẫu BM 05.02 - Sổ theo dõi phản hồi khách hàng, sau đó thông báo cho QMR.	BM 05.01 BM 05.02
5.2	Xem xét và chỉ định người chủ trì	QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan	Xem xét bản chất sự KPH. Nếu đúng, chỉ định người chủ trì theo dõi HĐKP theo các bước tiếp theo. Nếu không chính xác, phản hồi và trả lời với người phản hồi/ khiếu nại. Trong trường hợp, khiếu nại bằng văn bản, thông báo cho người khiếu nại thực hiện theo Luật khiếu nại, tố cáo	BM 05.01
5.3	Điều tra nguyên nhân và đề xuất HĐKP	Người được chỉ định	Người được chỉ định điều tra nguyên nhân và đề xuất HĐKP lên người có thẩm quyền.	BM 05.01
5.4	Phê duyệt HĐKP	QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan	Xem xét kết quả điều tra và HĐKP được đề xuất	BM 05.01
5.5	Thực hiện HĐKP	Người được chỉ định	Thực hiện HĐKP theo đề xuất.	BM 05.01
	Xem xét kết quả	QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan	Đánh giá kết quả thực hiện HĐKP xem có loại bỏ được nguyên nhân của sự KPH và ngăn ngừa việc tái diễn. Nếu đạt, cho lưu hồ sơ theo bước tiếp theo. Nếu không đạt, mở Yêu cầu HĐKP mới và quay trở lại 5.3.	BM 05.01
5.6	Lưu hồ sơ	Đơn vị khắc phục	Lưu lại hồ sơ	BM 05.01

6. BIỂU MẪU

TT	Mã hiệu	Tên Biểu mẫu
1.	BM 05.01	Yêu cầu hành động khắc phục
2.	BM 05.02	Sổ theo dõi phản hồi của khách hàng

7. HỒ SƠ CẦN LƯU

TT	Tên Biểu mẫu
1.	Yêu cầu hành động khắc phục
2.	Sổ theo dõi phản hồi của khách hàng
Chú ý: Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.